Từ năm 2026, hộ kinh doanh tiêu hủy hóa đơn điện tử không đúng quy định có thể bị phạt đến 20 triệu đồng, trong bối cảnh dữ liệu giao dịch được cơ quan thuế đối soát đa nguồn và liên thông tự động.
Quản lý hóa đơn điện tử siết chặt từ năm 2026
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), kể từ năm 2026, hộ kinh doanh bắt buộc phải tuân thủ quy trình tiêu hủy hóa đơn điện tử theo chuẩn dữ liệu mới.
Các hành vi sau đều bị xem là vi phạm pháp luật về hóa đơn:
-
Tự ý xóa file hóa đơn điện tử;
-
Xóa email chứa hóa đơn;
-
Làm mất dữ liệu hóa đơn;
-
Tiêu hủy hóa đơn không đúng định dạng hoặc không đúng quy trình.
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh vi phạm có thể bị xử phạt hành chính lên tới 20 triệu đồng.
Dữ liệu giao dịch được đối soát từ nhiều nguồn
Việc siết chặt quản lý hóa đơn điện tử diễn ra trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường kiểm soát hoạt động kinh doanh, đặc biệt với hộ kinh doanh bán hàng qua thương mại điện tử.
Theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP, dữ liệu giao dịch từ:
-
Sàn thương mại điện tử;
-
Đơn vị vận chuyển;
-
Ví điện tử;
-
Ngân hàng
được gửi định kỳ và trực tiếp về cơ quan thuế. Do đó, mọi trường hợp thiếu hóa đơn, mất dữ liệu hoặc xử lý hóa đơn không đúng quy định đều có thể bị phát hiện khi đối chiếu.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử không còn là “xóa file”
Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh vẫn hiểu sai rằng tiêu hủy hóa đơn điện tử chỉ là xóa file PDF, xóa email hoặc xóa hóa đơn trong phần mềm. Tuy nhiên, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, cách hiểu này không còn phù hợp.
Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải:
-
Thực hiện theo đúng quy trình kỹ thuật;
-
Đảm bảo dữ liệu bị tiêu hủy hoàn toàn và không thể khôi phục;
-
Có biên bản tiêu hủy, ghi rõ:
-
Loại hóa đơn;
-
Ký hiệu, số hóa đơn;
-
Thời điểm, lý do tiêu hủy;
-
-
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ theo Luật Quản lý thuế năm 2025.
Các hành vi như:
-
Xóa ảnh chụp hóa đơn;
-
Xóa file trên Zalo Drive, Google Drive;
-
Xóa ứng dụng hóa đơn trên điện thoại;
-
Mất dữ liệu khi đổi thiết bị
mà không có biên bản và hồ sơ hợp lệ đều có thể bị xem là tiêu hủy hóa đơn trái quy định.
Không còn được “hủy hóa đơn sai” như trước
Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 1.6.2025, người bán không được phép hủy hóa đơn điện tử có sai sót theo cách cũ.
Cụ thể:
-
Hóa đơn sai thông tin không được xóa, gỡ hoặc hủy trên hệ thống;
-
Người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, đúng quy trình và phương thức được pháp luật quy định.