Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 18/2026/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số nghị định nhằm cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp. Nghị định có hiệu lực từ ngày 15.1.2026.
Một trong những nội dung đáng chú ý là đổi mới căn bản phương thức xuất trình, nộp giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, theo hướng ưu tiên khai thác dữ liệu điện tử, hạn chế yêu cầu giấy tờ bản giấy.
Không bắt buộc xuất trình bản giấy nếu dữ liệu đã có trong hệ thống
Nghị định 18/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 2 về xuất trình, nộp giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, theo đó:
Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch không bắt buộc phải xuất trình hoặc nộp bản giấy các giấy tờ tùy thân nếu thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu có liên quan.
Trường hợp thực hiện thủ tục trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người yêu cầu có trách nhiệm xuất trình bản chính một trong các giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để chứng minh nhân thân, gồm:
-
Hộ chiếu;
-
Thẻ căn cước công dân;
-
Thẻ căn cước;
-
Giấy chứng nhận căn cước;
-
Hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Chỉ cần cung cấp thông tin, cơ quan hộ tịch tự tra cứu dữ liệu
Trường hợp sử dụng hộ chiếu, thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc giấy chứng nhận căn cước, người dân chỉ cần cung cấp thông tin về giấy tờ hoặc số định danh cá nhân.
Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm:
-
Tra cứu;
-
Đối chiếu;
-
Khai thác thông tin
thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác có liên quan.
Khi nào vẫn phải xuất trình bản giấy?
Trong trường hợp:
-
Không khai thác được thông tin từ cơ sở dữ liệu; hoặc
-
Thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác,
thì cơ quan đăng ký hộ tịch được yêu cầu người dân xuất trình bản chính giấy tờ để đối chiếu, đồng thời đề nghị cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
Đơn giản hóa thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân và đăng ký lại hộ tịch
Nghị định 18/2026/NĐ-CP cũng sửa đổi, bổ sung:
-
Khoản 2 Điều 22 về thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân trong trường hợp đã ly hôn hoặc vợ/chồng đã chết;
-
Khoản 2 Điều 24 về đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử.
Theo đó, người yêu cầu chỉ cần cung cấp thông tin về giấy tờ, không bắt buộc xuất trình hoặc nộp bản giấy nếu thông tin đã có trong hệ thống dữ liệu.
Trường hợp đã:
-
Ly hôn tại TAND có thẩm quyền; hoặc
-
Vợ/chồng đã chết và đã đăng ký khai tử,
người yêu cầu có trách nhiệm cung cấp thông tin về giấy tờ liên quan; cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ chủ động tra cứu, khai thác dữ liệu điện tử.
Trường hợp đăng ký lại hộ tịch
Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử phải cung cấp đầy đủ giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan.
Đối với các giấy tờ hộ tịch hoặc giấy tờ cá nhân thuộc nhóm có thể thay thế bằng dữ liệu điện tử, người dân chỉ cần cung cấp thông tin theo hướng dẫn của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu, không bắt buộc nộp bản giấy.