Ngày 27/10/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 280/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực hợp đồng, giao dịch (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP). Nghị định 280/2025/NĐ-CP sẽ có hiệu lực từ ngày 01/11/2025.
1. 05 trường hợp chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú
Theo khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP, sửa đổi khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người dân có thể thực hiện chứng thực tại bất kỳ UBND xã, phường nào, không phụ thuộc nơi cư trú, trong 05 trường hợp sau:
-
Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
-
Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
-
Chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
-
Chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện quyền của người sử dụng đất, nhà ở.
-
Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ các giao dịch quy định tại (2), (3) và (4) nêu trên.
Như vậy, từ 01/11/2025, người dân có thể chứng thực bản sao, chữ ký, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, hoặc ủy quyền nhà đất tại bất kỳ UBND cấp xã, phường nào, thay vì chỉ tại nơi cư trú như trước.
2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản sao, giấy tờ điện tử
Theo Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP), cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao và giấy tờ điện tử như sau:
-
Trường hợp nộp bản sao: Không được yêu cầu bản sao có chứng thực, chỉ được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu khi có căn cứ nghi ngờ giả mạo.
-
Trường hợp nộp bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực: Không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ khi có căn cứ nghi ngờ tính hợp pháp của bản sao.
-
Trường hợp giấy tờ được cấp dưới dạng điện tử: Phải tiếp nhận và sử dụng bản điện tử, không yêu cầu nộp bản giấy, trừ khi có căn cứ nghi ngờ giả mạo.
Quy định này nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số, giảm giấy tờ hành chính và tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động chứng thực.
3. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc từ 01/11/2025
Theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP), thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện như sau:
Hồ sơ bao gồm:
-
Giấy tờ tùy thân: Căn cước điện tử, CCCD, CMND, Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế.
-
Giấy tờ chứng minh quan hệ (nếu là người đại diện hoặc thân nhân của người được cấp bản chính).
Cách thức thực hiện:
-
Nộp trực tiếp: Xuất trình giấy tờ để kiểm tra.
-
Nộp qua bưu chính: Gửi hồ sơ kèm phong bì ghi rõ họ tên, địa chỉ.
-
Nộp trực tuyến: Gửi bản điện tử qua hệ thống dịch vụ công.
Thời hạn giải quyết:
-
Trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu nộp sau 15 giờ.
-
Kết quả được trả trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến, theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký.
Từ ngày 01/11/2025, việc chứng thực và cấp bản sao sẽ trở nên thuận tiện, linh hoạt và hiện đại hơn, giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công.